Umowa wspólników spółki z o.o. — co ustalić przed rejestracją?

Czym różni się umowa wspólników od umowy spółki

Określenie „umowa wspólników” nie jest nazwą dokumentu zdefiniowanego w KSH. Możecie tak nazwać odrębną umowę między przyszłymi wspólnikami, w której zapisujecie wspólne ustalenia. Jej treść musi mieścić się w granicach prawa cywilnego.

Umowa spółki to dokument korporacyjny. Musi określać między innymi firmę i siedzibę, przedmiot działalności, kapitał zakładowy, zasady dotyczące udziałów oraz czas trwania spółki, jeśli jest oznaczony. Co do zasady zawiera się ją w formie aktu notarialnego, z ustawową możliwością użycia wzorca.

Niektóre sprawy KSH wiąże wprost z umową spółki. Jeżeli chcecie rozstrzygnąć je przed rejestracją, przejdźcie przez zapisy wymagające umowy spółki, zamiast zostawiać je wyłącznie w odrębnych ustaleniach.

Najpierw spiszcie decyzje biznesowe

Nie zaczynajcie od nazw klauzul. Ustalcie, na jakie pytania chcecie znać odpowiedź przed założeniem spółki. Przy każdym temacie zaznaczcie, czy dotyczy tylko uzgodnień między wami, czy także praw albo obowiązków wobec spółki.

Gdy rozmawiacie o rolach i podpisach za spółkę, oddzielcie decyzje właścicielskie od pracy zarządu oraz reprezentacji wobec kontrahenta. Te zagadnienia nie są tym samym. Pomocne będzie wcześniejsze wyjaśnienie, czym jest reprezentacja spółki przez zarząd.

Jeśli planujecie finansowanie, nazwijcie jego cel i sprawdźcie, czy rozważacie kapitał, pożyczkę czy dopłaty. Dopłaty wymagają podstawy w umowie spółki, w granicach liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału. Różne drogi finansowania opisuje artykuł o kapitale, pożyczce i dopłatach.

• Udziały i wkłady: kto ma objąć udziały i co ma wnieść.
• Zarząd i reprezentacja: kto ma wejść do zarządu i kto ma podpisywać za spółkę.
• Szczególne prawa lub obowiązki wobec spółki: czy mają się pojawić.
• Powtarzające się świadczenia niepieniężne: czy wspólnik ma je wykonywać na rzecz spółki.
• Dopłaty: czy umowa ma przewidywać taki obowiązek, w granicach liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału.
• Finansowanie: jaki cel ma mieć planowane zasilenie spółki.
• Zbycie udziałów: czy chcecie ograniczyć zmianę wspólnika.
• Śmierć wspólnika: czy chcecie omówić dalszy los udziałów.

Co sprawdzić w umowie spółki i KSH

Szczególne korzyści dla wspólnika lub dodatkowe obowiązki wobec spółki wymagają dokładnego określenia w umowie spółki. Bez takiego określenia są bezskuteczne wobec spółki. Takiego sprawdzenia wymagają też między innymi uprzywilejowanie udziałów, powtarzające się świadczenia niepieniężne, dopłaty, ograniczenia zbycia udziałów oraz ograniczenie lub wyłączenie wstąpienia spadkobierców wraz z warunkami spłaty.

Przy zbyciu udziałów nie poprzestawajcie na ogólnym ustaleniu, że jedna osoba kiedyś wyjdzie ze spółki. Co do zasady zbycie udziału wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Umowa spółki może też uzależnić zbycie od zgody spółki albo ograniczyć je inaczej. Przed decyzją sprawdźcie formę i ograniczenia zbycia udziałów.

Zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru, a uchwałę co do zasady umieszcza się w protokole notarialnym. Jeżeli zmiana zwiększa świadczenia wspólników albo uszczupla prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, potrzebna jest zgoda wszystkich zainteresowanych wspólników. W konkretnym przypadku sprawdźcie też tryb wynikający z umowy spółki.

Przykład dwóch wspólników 50/50

Załóżmy, że Anna i Bartek planują spółkę, w której każde z nich ma objąć połowę udziałów i pracować w biznesie. Przed rejestracją spisują podział udziałów, role, plan finansowania oraz założenia na wypadek sprzedaży udziałów lub braku zgody.

Następnie oddzielają pytania organizacyjne od spraw, które muszą sprawdzić w umowie spółki i KSH. Przy dopłatach, ograniczeniach zbycia oraz szczególnych prawach lub obowiązkach wobec spółki sprawdzają umowę spółki. Przy pozostałych punktach nie zakładają z góry, jaka forma albo procedura będzie właściwa.

Checklista przed rejestracją

Zamknijcie rozmowę czterema krokami. Dzięki temu nie pomylicie decyzji biznesowej z dokumentem, który ma ją później odzwierciedlać.

• Spiszcie decyzje dotyczące udziałów, ról, finansowania, sprzedaży udziałów, poufności i postępowania przy braku zgody.
• Przypiszcie każdy temat do umowy spółki, odrębnego ustalenia albo dalszej analizy.
• Sprawdźcie KSH, aktualną treść umowy spółki oraz wymaganą formę, uchwałę i wpis.
• Przed podpisem uzyskajcie indywidualną ocenę spraw wykraczających poza tę checklistę.

Kiedy nie kończyć na prywatnym ustaleniu

Nie kończcie na prywatnym ustaleniu, gdy temat ma znaleźć się w umowie spółki albo wymaga czynności korporacyjnej. Dotyczy to zwłaszcza dopłat, szczególnych praw lub obowiązków wobec spółki, ograniczeń zbycia udziałów oraz zmian umowy.

Gdy ustalenia są już gotowe, pomoc przy założeniu spółki z o.o. pozwala przełożyć je na dokumenty rejestracyjne. Przy zbyciu udziałów sprawdźcie osobno ograniczenia, wymaganą formę i zawiadomienie spółki.