Dane spółki z o.o. na stronie WWW i w stopce maila — art. 206 KSH

Co dokładnie trzeba podać według art. 206 KSH

W pismach i zamówieniach handlowych oraz w informacjach na stronie internetowej spółka podaje podstawowy katalog z art. 206 § 1 KSH:

• firmę spółki;
• siedzibę i adres spółki;
• oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowuje się dokumentację spółki, oraz numer wpisu do rejestru;
• NIP;
• wysokość kapitału zakładowego.

Jak rozumieć podstawowe dane

Firma to nazwa spółki wpisana do KRS. Jej wybór i sprawdzenie przed rejestracją omawia poradnik o nazwie spółki z o.o..

Siedziba i adres nie są tym samym pojęciem, dlatego dane warto porównać z aktualnym odpisem KRS. Więcej o ich ustalaniu wyjaśniamy w materiale o siedzibie i adresie spółki.

Czego art. 206 KSH nie wymienia

Art. 206 nie wymienia REGON-u, numeru rachunku, telefonu, adresu e-mail, imion członków zarządu ani logo. Te dane można dodać dla wygody odbiorcy, ale nie należy przedstawiać ich jako elementów katalogu z tego przepisu.

Dodatkowe dane tylko w określonych sytuacjach

Spółka utworzona przy użyciu wzorca umowy podaje, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację o niewniesieniu wymaganych wkładów na ten kapitał. Nie dotyczy to każdej spółki korzystającej kiedyś ze wzorca umowy, lecz okresu do pokrycia kapitału zakładowego.

Jeżeli spółka należy do grupy spółek w rozumieniu KSH, podaje także oznaczenie tej grupy. Sam wspólny właściciel lub wspólna marka nie przesądza jeszcze o tym warunku.

Spółka kapitałowa w organizacji używa w firmie dodatku „w organizacji”. Art. 206 § 3 stosuje się odpowiednio do oddziału zagranicznej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. To odrębne sytuacje, dlatego przed użyciem gotowego wzoru warto sprawdzić ich stan rejestrowy i dokumenty spółki.

Jak ułożyć stronę i korespondencję handlową

Zacznij od aktualnych danych konkretnej spółki w KRS. Następnie porównaj je z informacjami na stronie oraz z używanymi wzorami pism i zamówień handlowych. Przed pierwszym kontraktem przydaje się także checklista danych stron umowy, ale jej zakres nie zastępuje katalogu z art. 206 KSH.

Na stronie umieść cały katalog w miejscu łatwym do znalezienia, na przykład w danych kontaktowych lub w stopce strony. Liczy się obecność wymaganych informacji, a nie ich konkretny układ.

W firmowej korespondencji handlowej można stosować jednolitą stopkę, aby nie wpisywać danych od początku w każdej wiadomości. Praktyczny wzór może wyglądać tak:

• Firma spółki: [brzmienie firmy zgodne z KRS]
• Siedziba: [miejscowość], adres: [ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość]
• Sąd rejestrowy: [oznaczenie sądu], KRS: [numer KRS]
• NIP: [numer NIP]
• Kapitał zakładowy: [kwota]
• [Informacja o niewniesieniu wymaganych wkładów — tylko do czasu pokrycia kapitału przy spółce utworzonej przy użyciu wzorca umowy]
• [Oznaczenie grupy spółek — tylko gdy spółka do niej należy w rozumieniu KSH]

Co można dodać dobrowolnie

Telefon, adres e-mail, numer rachunku, REGON lub dane osoby kontaktowej mogą znaleźć się pod tym zestawem, jeśli usprawniają kontakt. Nie wynikają jednak z katalogu art. 206 KSH.

Jeśli po wpisie do KRS dopiero porządkujesz dane, dokumenty i podział zadań, zobacz pomoc po założeniu spółki.

Przykład: kontrola stopki po wpisie do KRS

Załóżmy, że spółka po wpisie do KRS wysyła ofertę e-mailem. Porównuje firmę, siedzibę, adres, sąd rejestrowy i numer KRS, NIP oraz kapitał zakładowy z aktualnymi danymi rejestrowymi, a potem wpisuje je do stopki używanej przy tej korespondencji handlowej.

Jeżeli spółkę utworzono przy użyciu wzorca umowy i kapitał nie został jeszcze pokryty, do stopki dochodzi informacja o niewniesieniu wymaganych wkładów. Gdy spółka należy do grupy spółek w rozumieniu KSH, podaje też jej oznaczenie. Przykład nie oznacza, że taka sama stopka musi znaleźć się w każdej wiadomości.

Kto odpowiada za brak wymaganych danych

Zgodnie z art. 595 § 1 KSH członek zarządu, który dopuszcza do nieumieszczania danych określonych w art. 206, podlega grzywnie do 5 000 zł. Przepisy te stosuje się odpowiednio do likwidatorów, a grzywnę nakłada sąd rejestrowy. Nie przesądza to automatycznie o karze w każdej sytuacji.

Checklista przed publikacją strony i użyciem wzorów

• Porównaj firmę, siedzibę, adres, sąd rejestrowy, numer KRS, NIP i kapitał zakładowy z aktualnymi danymi spółki.
• Sprawdź, czy przy spółce utworzonej przy użyciu wzorca umowy kapitał został już pokryty.
• Sprawdź, czy spółka należy do grupy spółek w rozumieniu KSH.
• Uzupełnij pełny katalog na stronie internetowej oraz w używanych pismach i zamówieniach handlowych.
• Ustal stopkę dla firmowej korespondencji handlowej jako praktyczny sposób podawania tych danych.