Uchwała zarządu spółki z o.o.: kiedy jest potrzebna i jak ją udokumentować

Kiedy potrzebna jest uchwała zarządu

Reguły z art. 208 KSH dotyczą zarządu wieloosobowego. Każdy jego członek może bez uprzedniej uchwały prowadzić sprawę, która nie przekracza zwykłych czynności spółki. Sytuacja zmienia się, gdy inny członek zarządu zgłosi sprzeciw przed załatwieniem sprawy. Wtedy potrzebna jest uprzednia uchwała.

Uchwała jest też potrzebna przed prowadzeniem sprawy przekraczającej zwykłe czynności. KSH nie wyznacza w tym przepisie jednego progu wartości ani zamkniętej listy takich spraw. Trzeba więc ocenić konkretną sprawę w kontekście działalności spółki, jej umowy i ewentualnego regulaminu zarządu. Umowa spółki może określać te zasady inaczej.

Przed decyzją sprawdź kolejno skład zarządu, umowę spółki, rodzaj sprawy oraz to, czy któryś członek zarządu zgłosił sprzeciw. Taka kolejność pomaga uniknąć dwóch błędów: sporządzenia uchwały bez potrzeby albo pominięcia jej tam, gdzie decyzja powinna zapaść wspólnie.

Uchwała zarządu, wspólników i reprezentacja

Uchwała zarządu służy prowadzeniu spraw spółki przez jej zarząd. Dotyczy więc wewnętrznej decyzji tego organu i nie przesądza jeszcze, kto ma złożyć podpis wobec drugiej strony czynności.

Uchwała wspólników dotyczy spraw należących do zgromadzenia wspólników na podstawie ustawy albo umowy spółki. Jeżeli dana czynność może wymagać decyzji wspólników, sprawdź ją osobno jako uchwałę wspólników. Nie przenoś na zarząd zasad głosowania ani dokumentowania właściwych dla tego organu.

Reprezentacja określa, kto może działać w imieniu spółki wobec kontrahenta. Po podjęciu wymaganej decyzji sprawdź zasady reprezentacji spółki. W wieloosobowym zarządzie pierwszeństwo ma umowa spółki, a gdy nie określa sposobu reprezentacji, obowiązuje reguła ustawowa.

Jak podjąć uchwałę w zarządzie wieloosobowym

O posiedzeniu trzeba prawidłowo zawiadomić wszystkich członków zarządu. Uchwała zapada bezwzględną większością głosów. Ustawa nie podaje tu terminu ani kanału zawiadomienia, więc nie należy dopisywać ich według zwyczaju z innego organu.

Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, w posiedzeniu zarządu można uczestniczyć z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Zarząd może też podejmować uchwały w trybie pisemnym lub z wykorzystaniem tych środków, a członek zarządu może oddać głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu.

Powołanie prokurenta jest szczególnym przypadkiem: wymaga zgody wszystkich członków zarządu. Odwołać prokurę może każdy członek zarządu. Nie oznacza to, że każda uchwała zarządu wymaga jednomyślności.

Co wpisać do protokołu uchwały

Uchwały zarządu protokołuje się. Z art. 208¹ KSH wynika, że protokół obejmuje porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu oraz liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. Wpisuje się też zgłoszone zdanie odrębne i jego ewentualne uzasadnienie.

Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie albo członek zarządu zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki albo regulamin zarządu stanowi inaczej. Art. 208¹ nie wprowadza ogólnego obowiązku podpisu wszystkich członków zarządu, ale ustawa może przewidywać wymóg szczególny dla określonego dokumentu. Nie ma też jednego ustawowego wzoru protokołu ani wskazanego w art. 208¹ obowiązkowego sposobu jego przechowywania.

W ramach organizacji dokumentów można opisać sprawę i podstawę decyzji oraz ustalić sposób przechowywania dokumentu w umowie albo regulaminie. To praktyczne ustalenia organizacyjne, a nie dodatkowe wymogi KSH.

• Porządek obrad.
• Imiona i nazwiska obecnych członków zarządu.
• Liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały.
• Zgłoszone zdanie odrębne i jego ewentualne uzasadnienie.
• Podpis członka zarządu prowadzącego posiedzenie albo zarządzającego głosowanie, z uwzględnieniem odmiennej umowy lub regulaminu.

Konflikt interesów i szczególna reprezentacja

Członek zarządu powinien ujawnić sprzeczność interesów spółki z jego interesami albo z interesami jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest osobiście powiązany. Powinien też wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takiej sprawy i może żądać zaznaczenia tego w protokole. Nie przesądza to samo przez się o skutku każdej uchwały, ale wymaga ostrożnego udokumentowania przebiegu sprawy.

Umowa z członkiem zarządu albo spór z nim wymaga odrębnego sprawdzenia art. 210 KSH. W takim przypadku spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Zasady i wyjątek dotyczący jedynego wspólnika będącego jedynym członkiem zarządu omawia artykuł umowa z członkiem zarządu.

Przykład: sprzeciw przed podpisaniem umowy

Dwuosobowy zarząd rozważa zawarcie umowy. Jeden z członków zgłasza sprzeciw, zanim sprawa zostanie załatwiona. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zarząd powinien więc najpierw podjąć uchwałę, nawet jeśli wcześniej traktował sprawę jako zwykłą czynność.

Po uchwale trzeba osobno sprawdzić sposób podpisu zgodny z zasadami reprezentacji. Należy też ustalić, czy ustawa albo umowa spółki nie wymagają uchwały wspólników. Przykład nie przesądza, że każda umowa wymaga uchwały zarządu lub wspólników.

Co ustalić przed pierwszymi czynnościami spółki

Przy zakładaniu spółki dobrze jest od razu ustalić skład zarządu, zasady prowadzenia spraw i reprezentacji oraz to, czy potrzebny będzie regulamin zarządu. Jeżeli chcesz uporządkować dokumenty spółki przed pierwszymi czynnościami, pomoc obejmuje przygotowanie tych ustaleń do dokumentów założycielskich i rejestrowych.

Przy konkretnej sprawie najpierw nazwij czynność i właściwy organ. Potem sprawdź umowę spółki, tryb decyzji, protokół oraz podpis za spółkę. Gdy sprawa dotyczy konfliktu interesów, członka zarządu jako drugiej strony umowy albo nietypowych ustaleń w umowie spółki, nie opieraj decyzji wyłącznie na ogólnej zasadzie z tego artykułu.