Rada nadzorcza w spółce z o.o. — kiedy jest potrzebna i jakie ma kompetencje?

Kiedy rada albo komisja są wymagane

W ogólnej regule KSH próg kapitału jest przekroczony dopiero powyżej 500 000 zł. Podobnie liczba wspólników musi być wyższa niż 25. Kapitał równy 500 000 zł albo dokładnie 25 wspólników nie tworzą obowiązku na podstawie tej reguły.

Jeżeli oba progi są spełnione, spółka musi ustanowić radę nadzorczą albo komisję rewizyjną. Nie musi powoływać obu organów. Umowa może też przewidzieć radę, komisję albo oba organy w spółce, która nie osiągnęła tych progów.

Ustanowienie organu nie odbiera wspólnikom automatycznie prawa indywidualnej kontroli. Umowa spółki może jednak to prawo wyłączyć albo ograniczyć. Dlatego warto zacząć od postanowień umowy spółki, a dopiero potem oceniać progi i zadania organu.

Są trzy podstawowe warianty:

• Spółka nie spełnia obu progów i umowa nie ustanawia organu nadzoru.
• Spółka spełnia oba progi z ogólnej reguły KSH i wybiera radę nadzorczą albo komisję rewizyjną.
• Umowa ustanawia radę nadzorczą poza ustawowym obowiązkiem i może rozszerzać jej kompetencje.

Kto może wejść w skład organu

Rada nadzorcza i komisja rewizyjna muszą liczyć co najmniej trzech członków. Członkiem może być wyłącznie osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych. Ustawowy zakaz obejmuje też osobę prawomocnie skazaną za przestępstwa wskazane w art. 18 § 2 KSH; co do zasady ustaje on po pięciu latach od uprawomocnienia skazania, chyba że wcześniej nastąpi zatarcie.

Nie można jednocześnie zasiadać w organie nadzoru i być członkiem zarządu, prokurentem, likwidatorem, kierownikiem oddziału lub zakładu. Zakaz dotyczy również zatrudnionych głównych księgowych, radców prawnych i adwokatów oraz osób bezpośrednio podlegających członkowi zarządu albo likwidatorowi. Art. 214 § 3 stosuje ten zakaz odpowiednio do członków zarządu i likwidatorów spółki lub spółdzielni zależnej. Członek organu działa z zawodową starannością i lojalnością wobec spółki oraz zachowuje jej tajemnice także po wygaśnięciu mandatu.

Domyślnie członków rady powołuje i odwołuje uchwała wspólników, ale umowa może wskazać inny sposób. Te same zasady powołania i odwołania stosuje się do komisji rewizyjnej. Członków rady powołuje się na rok, jeżeli umowa nie stanowi inaczej. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, mandaty członków rady i komisji wygasają z dniem zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Przy powołaniu na okres dłuższy niż rok mandat wygasa po zgromadzeniu zatwierdzającym sprawozdanie za ostatni pełny rok. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa stanowi inaczej.

Przy powołaniu konkretnych osób sprawdź, czy potrzebna jest uchwała wspólników, zgodnie z ustawą i aktualną umową. Sama uchwała o powołaniu nie zastępuje postanowienia umowy, które ustanawia organ w istniejącej spółce.

Co może robić rada nadzorcza

Rada sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach. Nie prowadzi jednak spraw spółki i nie może wydawać zarządowi wiążących poleceń w tym zakresie. Zarząd nadal podejmuje bieżące decyzje i reprezentuje spółkę na zewnątrz.

Rada ocenia sprawozdania wskazane w art. 231 § 2 pkt 1 KSH oraz wnioski zarządu o podział zysku lub pokrycie straty. Co roku sporządza dla zgromadzenia wspólników dwa pisemne sprawozdania: z wyników tych ocen i z działalności rady.

Do wykonywania nadzoru rada może badać dokumenty spółki, sprawdzać stan majątku oraz żądać od zarządu, prokurentów i określonych osób zatrudnionych albo stale wykonujących czynności dla spółki informacji, dokumentów, sprawozdań i wyjaśnień. Żądanie może też obejmować posiadane informacje o spółkach zależnych i powiązanych. Odpowiedź powinna nadejść niezwłocznie, najpóźniej w dwa tygodnie, chyba że rada wskazała dłuższy termin. Zarząd nie może ograniczać członkom rady dostępu do żądanych danych. Każdy członek rady wykonuje nadzór samodzielnie, jeśli umowa nie stanowi inaczej.

Umowa może dać radzie dodatkowe uprawnienia. Może na przykład wymagać jej zgody na oznaczone czynności zarządu albo przyznać jej prawo zawieszania z ważnych powodów poszczególnych lub wszystkich członków zarządu. Nie oznacza to prawa rady do odwołania zarządu ani ogólnego prawa do reprezentowania spółki.

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. To wyjątek z art. 210 KSH, a nie zwykła kompetencja rady. Reguła ta nie ma zastosowania, gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1 KSH, jest zarazem jedynym członkiem zarządu. Szczególną reprezentację w tej sytuacji wyjaśnia tekst o umowie z członkiem zarządu.

Czym różni się komisja rewizyjna

Komisja rewizyjna ocenia sprawozdania i wnioski zarządu o podział zysku albo pokrycie straty. Składa też wspólnikom coroczne pisemne sprawozdanie z tej oceny.

Komisja nie ma automatycznie pełnego zakresu stałego nadzoru, który ustawa przyznaje radzie nadzorczej. Jeżeli w spółce nie ma rady, umowa może rozszerzyć obowiązki komisji. Gdy rada i komisja działają równolegle, takie rozszerzenie nie wynika z ustawy samo przez się.

Co sprawdzić przed decyzją

Przed rejestracją warto ustalić organy i ich zadania w umowie. Zakładanie spółki z o.o. pomaga przełożyć te ustalenia na dokumenty potrzebne do rejestracji.

Po ustanowieniu albo zmianie składu organu trzeba sprawdzić umowę, uchwałę i aktualny obowiązek zgłoszenia do KRS. Organy nadzoru wraz ze składem ujawnia się w dziale 2 rejestru przedsiębiorców, a wniosek o wpis składa się co do zasady w siedem dni od zdarzenia uzasadniającego wpis. Zakres formalności zależy od konkretnej zmiany.

• Sprawdź, czy kapitał przewyższa 500 000 zł i czy wspólników jest więcej niż 25.
• Odczytaj umowę: czy ustanawia organ, ogranicza indywidualną kontrolę wspólników albo rozszerza kompetencje rady.
• Wybierz radę albo komisję, gdy wymaga tego ustawa, i zapewnij co najmniej trzy osoby w składzie.
• Zweryfikuj zakazy łączenia funkcji oraz zasady powołania i odwołania członków.
• Przy zmianie ustal aktualny obowiązek wpisu do KRS.