Kto podpisuje sprawozdanie finansowe spółki z o.o. i co zrobić po podpisaniu?

Kto podpisuje gotowy plik

Zacznij od ustalenia dwóch ról na dzień podpisu. Pierwsza to konkretna osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Druga to kierownik jednostki. W typowej spółce z o.o. jest nim członek zarządu, a gdy zarząd jest wieloosobowy, jego członkowie.

Sprawozdanie podpisuje się elektronicznie. Dopuszczalny jest podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty. Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny potwierdzany certyfikatem w e-dowodzie. Nie jest podpisem własnoręcznym złożonym na papierze. Osoby podpisujące podają datę podpisu.

Dla spółki wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS i niestosującej MSR jest to jeden plik XML zgodny ze strukturą logiczną i formatem właściwymi dla danego okresu, udostępnionymi w Biuletynie Informacji Publicznej ministra finansów. Jeżeli spółka sporządza sprawozdanie zgodnie z MSR, format ustala odrębnie: emitent rynku regulowanego stosuje ESEF, a spółka niebędąca takim emitentem — ESEF albo inny format przeszukiwalny. PDF wygenerowany z pliku XML służy tylko do odczytu albo wydruku i nie zastępuje sprawozdania.

Jeżeli spółka jest w likwidacji, upadłości albo restrukturyzacji, nie przenoś automatycznie tej zasady. Ustawa wskazuje wtedy inne osoby, więc przed podpisem trzeba odrębnie ustalić właściwy wariant.

Biuro rachunkowe przygotowuje, ale nie zastępuje zarządu

Biuro może przygotować plik i prowadzić księgi w uzgodnionym zakresie. Nie jest jednak samo przez się kierownikiem jednostki. Ustal z biurem, komu dokładnie powierzono prowadzenie ksiąg, i porównaj to z umową lub ustaleniami dotyczącymi obsługi. Zarząd nadal odpowiada za wykonanie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

Przed terminem warto uporządkować umowę z biurem, osoby odpowiedzialne za dokumenty oraz obieg podpisów. Jeżeli te sprawy wymagają ułożenia już przy rejestracji, pomoc w organizacji spółki pozwala połączyć dokumenty założycielskie z przygotowaniem do współpracy z księgowością.

Praktyczny podział jest prosty: osoba prowadząca księgi podpisuje plik jako osoba od ksiąg, a członek zarządu podpisuje go jako kierownik jednostki. Pełnomocnik ustanowiony przez spółkę nie staje się przez to kierownikiem jednostki. Więcej o rozdzieleniu zadań zarządu i biura wyjaśnia artykuł o pełnej księgowości nowej spółki.

Zarząd wieloosobowy: podpisy, oświadczenia i odmowy

Gdy wszyscy członkowie zarządu mogą podpisać sprawozdanie, każdy podpisuje ten sam finalny plik. Ustawa pozwala też, aby zrobił to co najmniej jeden członek zarządu. W takim wariancie pozostali najpierw składają oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy, albo odmowy złożenia oświadczeń. Dopiero potem wybrany członek zarządu podpisuje plik.

Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu i wymaga pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, odmowę oświadczenia lub odmowę podpisu należy dołączyć do sprawozdania. Dokument powinien pozwolić zidentyfikować sprawozdanie, w szczególności przez wskazanie daty i godziny podpisu osoby prowadzącej księgi. Data i godzina są przykładem ustawowego oznaczenia, a nie jedynym sposobem identyfikacji dokumentu.

Ustawa nie podaje gotowego formularza tych dokumentów. Żeby można je było przypisać do właściwego pliku, wpisz dane spółki i numer KRS, okres objęty sprawozdaniem, imię, nazwisko oraz funkcję osoby składającej dokument, treść oświadczenia albo odmowy, datę i podpis. Przy odmowie dodaj pisemne uzasadnienie. Oznacz też dokładnie wersję sprawozdania, na przykład datą i godziną podpisu osoby prowadzącej księgi. To zalecenie organizacyjne, a nie zamknięta lista ustawowych rubryk.

Te dokumenty można sporządzić elektronicznie i podpisać podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym. Mogą też powstać na papierze z podpisem własnoręcznym. Jeżeli organ jest wieloosobowy, a dokument sporządzono na papierze, osoba podpisująca sprawozdanie zapewnia jego elektroniczną kopię. Ustna zgoda ani zwykły e-mail nie zastąpią oświadczenia lub odmowy wymaganych ustawą.

Przykład: osoba prowadząca księgi podpisuje finalny plik. W dwuosobowym zarządzie drugi członek najpierw składa elektroniczne oświadczenie o zgodności sprawozdania z ustawą. Następnie pierwszy członek zarządu podpisuje plik. Gdyby oświadczenie drugiego członka było papierowe, osoba podpisująca plik zapewnia jego elektroniczną kopię.

Jeżeli pojawia się spór o mandat członka zarządu, aktualny skład organu albo treść uzasadnienia odmowy, nie próbuj rozstrzygać go samym obiegiem podpisów. Najpierw trzeba wyjaśnić status tej osoby.

Lista kontroli przed złożeniem podpisów

Przed rozpoczęciem obiegu przygotuj jeden finalny plik i ustal, kto wykonuje każdy krok. Ta lista jest zaleceniem organizacyjnym, nie ustawowym formularzem.

Kalendarz roczny warto zaplanować od dnia bilansowego: sprawozdanie sporządza się co do zasady w ciągu 3 miesięcy, zatwierdza w ciągu 6 miesięcy, a po zatwierdzeniu zgłasza do RDF w ciągu 15 dni. Zasady ustalania roku obrotowego i pierwszego harmonogramu opisuje pierwszy rok obrotowy spółki.

• Sprawdź rok obrotowy i dzień bilansowy, których dotyczy dokument.
• Upewnij się, że plik jest ostateczny oraz ma strukturę i format właściwe dla okresu sprawozdawczego i zasad stosowanych przez spółkę.
• Wskaż konkretną osobę prowadzącą księgi oraz aktualny skład zarządu na dzień podpisu.
• Potwierdź, jaki podpis elektroniczny ma każda osoba podpisująca.
• Jeżeli nie wszyscy członkowie zarządu podpisują plik, zbierz wcześniej oświadczenia albo odmowy i oznacz je tak, aby było jasne, którego sprawozdania dotyczą.
• Ustal miejsce zapisu pliku, dokumentów od członków zarządu i potwierdzeń podpisów.

Sprawdź plik przed RDF

W standardowym wariancie XML opisanym wyżej zachowaj finalny podpisany plik bez zmian. Przed zgłoszeniem do RDF możesz wgrać ten XML, nie PDF, do rządowej usługi „Podpisz dokument elektronicznie”, wskazanej w bloku „Źródła i oficjalne serwisy”, i wybrać „Sprawdź, kto podpisał”. Usługa pozwala sprawdzić poprawność podpisów innych osób oraz ich szczegóły; przyjmuje XML do 25 MB i obsługuje podpis zaufany, osobisty oraz kwalifikowany. Porównaj widoczne osoby i wynik sprawdzenia z osobą prowadzącą księgi, wariantem zarządu oraz dokumentami zastępczymi.

Jeżeli wynik nie pokazuje wymaganej osoby albo wskazuje błąd, nie zgłaszaj pliku do RDF. Wróć do finalnego XML, uzupełnij albo popraw podpis w narzędziu podpisującym i sprawdź plik ponownie. Sam PDF lub jego podgląd nie potwierdza poprawności podpisów XML. Jeżeli plik przekracza limit usługi, nie dziel go ani nie zmieniaj po podpisaniu tylko po to, aby go sprawdzić; użyj weryfikacji w narzędziu podpisującym albo ustal ścieżkę kontroli z pomocą techniczną KRS. To jest kontrola techniczna przed wysyłką, a nie zastępstwo dla oceny ról ustawowych ani walidacji zgłoszenia RDF.

Podpisanie nie jest zatwierdzeniem

Podpis potwierdza, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości. Nie zastępuje uchwały organu zatwierdzającego. W typowej spółce z o.o. roczne sprawozdanie rozpatruje i zatwierdza zwyczajne zgromadzenie wspólników.

To moment późniejszy niż podpisanie pliku. Dokumenty i terminy potrzebne do przygotowania zgromadzenia opisuje poradnik o zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Nie mieszaj podpisów osób odpowiedzialnych za sprawozdanie z podpisem uchwały wspólników.

Po podpisie: zatwierdzenie, potem RDF

Po zatwierdzeniu kierownik jednostki składa do właściwego rejestru roczne sprawozdanie finansowe oraz odpis uchwały o jego zatwierdzeniu i podziale zysku albo pokryciu straty. Zależnie od sytuacji do pakietu dochodzą sprawozdanie z działalności i sprawozdanie z badania. Dołącza się również sporządzone oświadczenia i odmowy dotyczące podpisu.

Spółka wpisana do KRS składa dokumenty przez system teleinformatyczny Ministra Sprawiedliwości. Zgłoszenie w RDF wymaga odrębnego podpisu: może go złożyć co najmniej jedna osoba uprawniona do reprezentacji, prokurent, likwidator albo inna osoba wskazana w art. 19e ustawy o KRS. To nie jest kolejny podpis samego sprawozdania. Wymóg PESEL ujawnionego w KRS dotyczy osoby podpisującej zgłoszenie RDF, a nie osoby podpisującej plik sprawozdania na podstawie ustawy o rachunkowości.

Po zgłoszeniu zachowaj elektroniczne potwierdzenie. Później sprawdź w publicznej przeglądarce RDF po numerze KRS, czy dokument jest widoczny. Ten artykuł nie zastępuje technicznej instrukcji zgłoszenia w RDF.

Dwa warianty, które zmieniają kolejność

Jeżeli sprawozdanie podlega obowiązkowemu badaniu, badanie następuje przed zatwierdzeniem. Gdy biegły rewident wskaże korekty, spółka sporządza sprawozdanie ponownie z zachowaniem wymaganej struktury, formy i podpisów. Zanim zaplanujesz podpisy, sprawdź, kiedy badanie sprawozdania jest obowiązkowe.

Gdy sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, spółka składa samo sprawozdanie w RDF w ciągu 15 dni po tym terminie. Po późniejszym zatwierdzeniu składa je ponownie, tym razem z dokumentami wymaganymi po zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od tego zatwierdzenia.