Pierwszy rok działania spółki z o.o. nie kończy się wyłącznie rozliczeniem podatku. Spółka prowadząca księgi rachunkowe przygotowuje też roczne sprawozdanie finansowe. Termin zależy od dnia bilansowego i przyjętego roku obrotowego, a nie od tego, kiedy właściciele znajdą czas na spotkanie.
W nowej spółce warto ustalić harmonogram już przy wyborze księgowości. Pozwala to zaplanować zamknięcie ksiąg, podpisy, zgromadzenie wspólników oraz wysyłkę dokumentów do KRS. Jeśli dopiero zakładasz spółkę z o.o., rok obrotowy i obieg dokumentów ustal przed pierwszą fakturą. Poniższe zasady są ogólne; zakres sprawozdania, uproszczenia i badanie zależą od konkretnego statusu spółki.
Czym jest rok obrotowy
Rok obrotowy to rok kalendarzowy albo inny okres obejmujący 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Spółka określa go w umowie. Najczęściej wybierany jest rok kalendarzowy, bo ułatwia organizację rozliczeń, ale nie jest to jedyny dopuszczalny wariant.
Data wpisu do KRS nie zawsze oznacza pełny pierwszy rok obrotowy. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, przepisy pozwalają połączyć ten pierwszy okres z rokiem następnym. To możliwość, a nie automatyczna reguła, dlatego decyzję trzeba uzgodnić z księgowością i sprawdzić w umowie spółki.
Od dnia bilansowego do gotowego sprawozdania
Dzień bilansowy to dzień, na który spółka sporządza sprawozdanie finansowe. Po jego zakończeniu księgowość zamyka rok, uzgadnia dane i przygotowuje dokument w formie elektronicznej. Na sporządzenie rocznego sprawozdania spółka ma co do zasady trzy miesiące od dnia bilansowego.
Nie traktuj sporządzenia dokumentu jako jego zatwierdzenia. Najpierw trzeba przygotować i podpisać sprawozdanie zgodnie z zasadami rachunkowości. Dopiero później organ zatwierdzający podejmuje uchwałę. W spółce z o.o. tym organem jest zgromadzenie wspólników, chyba że szczególne przepisy lub struktura spółki wymagają dodatkowych czynności.
Zatwierdzenie i złożenie dokumentów do KRS
Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Dla roku pokrywającego się z kalendarzowym oznacza to zwykle koniec czerwca następnego roku. Zgromadzenie wspólników powinno mieć przygotowane dokumenty pozwalające podjąć uchwałę o zatwierdzeniu oraz o podziale zysku albo pokryciu straty.
Po zatwierdzeniu dokumenty składa się do KRS przez system teleinformatyczny Ministra Sprawiedliwości, co do zasady w ciągu 15 dni. Zestaw załączników zależy od sytuacji spółki, ale może obejmować także uchwałę zatwierdzającą, uchwałę o wyniku finansowym, sprawozdanie z działalności lub sprawozdanie z badania. Nie wysyłaj dokumentów bez sprawdzenia, kto ma je podpisać.
Co ustalić z księgowością na początku
Już przy starcie ustal rok obrotowy, dzień bilansowy, sposób obiegu dokumentów i terminy przekazywania danych do biura rachunkowego. Pierwszy rok pokazuje, czy spółka zbiera dokumenty na bieżąco, czy próbuje odtworzyć je kilka tygodni przed zamknięciem ksiąg. Drugi wariant zwiększa ryzyko korekt i opóźnień.
Warto też sprawdzić, czy spółka może korzystać z uproszczeń dla jednostek mikro lub małych oraz czy może podlegać obowiązkowi badania. To zależy od ustawowych warunków i danych finansowych, więc nie należy wpisywać uproszczonego zakresu sprawozdania tylko dlatego, że firma jest nowa. Dobra księgowość dla nowej spółki powinna prowadzić zarząd przez te decyzje z odpowiednim wyprzedzeniem.
Powiązane usługi LinkTAX
Co zrobić po wpisie do KRS
Zobacz formalności, które zaczynają się zaraz po rejestracji.
Przejdź do stronyKsięgowość przy zakładaniu spółki
Przeczytaj, co ustalić z biurem rachunkowym na starcie.
Przejdź do stronyCIT klasyczny czy estoński
Sprawdź podatkowy kontekst pierwszego roku działalności.
Przejdź do stronyZakładanie spółki z o.o.
Zobacz zakres wsparcia przy rejestracji spółki.
Przejdź do stronyŹródła i oficjalne serwisy
Linki do urzędowych stron — otwierają się w nowej karcie.
Ustawa o rachunkowości
Akt prawny definiujący rok obrotowy i zasady sprawozdawcze.
Otwórz oficjalną stronęTerminy sprawozdań finansowych
Oficjalne wyjaśnienie terminów sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia.
Otwórz oficjalną stronęDokumenty finansowe do KRS
Informacja Ministerstwa Finansów o dokumentach i formacie złożenia.
Otwórz oficjalną stronęFAQ
Czy nowa spółka zawsze składa sprawozdanie za pierwszy niepełny rok?
Nie zawsze. Jeżeli działalność zaczęła się w drugiej połowie roku obrotowego, przepisy pozwalają połączyć pierwszy okres z następnym rokiem. Trzeba potwierdzić ten wariant z księgowością.
Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe spółki z o.o.?
Co do zasady robi to zgromadzenie wspólników. Zarząd przygotowuje dokumenty, ale zatwierdzenie wymaga właściwej uchwały organu zatwierdzającego.
Czy po zatwierdzeniu trzeba jeszcze coś wysłać?
Tak. Spółka wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS składa dokumenty finansowe elektronicznie, co do zasady w ciągu 15 dni od zatwierdzenia.
Ustal księgowość i kalendarz od pierwszego dnia
Pomożemy połączyć rejestrację spółki z przygotowaniem do jej pierwszych obowiązków księgowych.
Dziękujemy za zapytanie!
Twoja wiadomość została wysłana. Skontaktujemy się z Tobą w ciągu 1 dnia roboczego.