Nowa spółka z o.o. prowadzi pełne księgi rachunkowe. Nie warto czekać z ich organizacją do pierwszego zamknięcia miesiąca ani zakładać, że wszystko zaczyna się automatycznie w dniu wpisu do KRS. Pierwsza wpłata, koszt lub zawarta umowa może już tworzyć zdarzenie wymagające ujęcia.
Najprostszy start polega na ustaleniu odpowiedzialnych osób, kompletu dokumentów i drogi, jaką dokument przechodzi od zarządu do księgowości. To rozwija czynności po rejestracji, ale część przygotowań trzeba zrobić jeszcze wcześniej.
Od kiedy spółka prowadzi księgi rachunkowe
Ustawa o rachunkowości obejmuje spółki handlowe, w tym spółki w organizacji. Księgi rachunkowe otwiera się w ciągu 15 dni od dnia pierwszego zdarzenia wywołującego skutki majątkowe lub finansowe. Nie należy więc automatycznie utożsamiać daty wpisu do KRS z początkiem ksiąg.
Takim zdarzeniem może być na przykład wpłata wspólnika, poniesienie kosztu albo zawarcie transakcji wywołującej skutki finansowe. W razie wątpliwości warto przekazać księgowości dokument i opis zdarzenia, zamiast samodzielnie przesądzać, że nie trzeba go ujmować.
Co przygotować przed pierwszą operacją
Biuro rachunkowe potrzebuje przede wszystkim umowy spółki, danych wspólników i zarządu, informacji o rachunkach oraz dokumentów pierwszych wpłat i kosztów. Przygotuj także ustalenie dotyczące roku obrotowego, ponieważ wpływa on na plan pierwszego zamknięcia i sprawozdania.
Warto od razu uzgodnić, kto opisuje dokument, kto akceptuje wydatek i do kiedy przekazuje go do księgowości. Te decyzje ułatwiają później pierwszy rok obrotowy, gdy dokumentów jest już więcej, a czasu na ich wyjaśnienie mniej.
Polityka rachunkowości i sposób prowadzenia ksiąg
Spółka powinna mieć dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości. Obejmuje ona między innymi rok obrotowy, okresy sprawozdawcze, metody wyceny oraz sposób prowadzenia i ochrony ksiąg. Księgi prowadzi się po polsku i w walucie polskiej.
Nie ma jednego obowiązkowego programu ani jednego obiegu dokumentów dla wszystkich spółek. Zasady powinny odpowiadać faktycznemu modelowi pracy, w tym temu, czy dokumenty przychodzą elektronicznie, kto je zatwierdza i jak zarząd komunikuje się z biurem.
Zarząd i biuro rachunkowe mają różne role
Zarząd przekazuje kompletne dane o zdarzeniach gospodarczych i podejmuje decyzje biznesowe. Biuro rachunkowe prowadzi księgi w ustalonym zakresie, pyta o brakujące informacje i przygotowuje rozliczenia. Powierzenie ksiąg zewnętrznemu podmiotowi nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności przewidzianej ustawą.
Ten podział jest szczególnie ważny przy fakturach zakupowych. Sam dostęp do dokumentu nie wyjaśnia celu wydatku ani nie zastępuje jego akceptacji. Przed uruchomieniem sprzedaży ustal też uprawnienia do KSeF oraz osobę, która opisuje dokumenty.
Pierwszy miesiąc bez odtwarzania dokumentów
Na koniec pierwszego miesiąca sprawdź, czy księgowość ma umowę spółki, wszystkie potwierdzenia wpłat, faktury, umowy i informacje o płatnościach. Warto od razu wyjaśnić pozycje nietypowe, zamiast szukać ich sensu po kilku miesiącach.
Jeżeli potrzebujesz ułożyć ten proces jeszcze przed rejestracją, wsparcie przy założeniu spółki może połączyć dokumenty założycielskie ze startem księgowości. Artykuł jest informacyjny i nie zastępuje indywidualnej oceny księgowej ani podatkowej.
Powiązane usługi LinkTAX
Pomoc w założeniu spółki
Wsparcie w połączeniu rejestracji spółki z przygotowaniem jej startu operacyjnego.
Przejdź do stronyZakładanie spółki z o.o.
Pomoc w przygotowaniu procesu rejestracji i dokumentów spółki z o.o.
Przejdź do stronyŹródła i oficjalne serwisy
Linki do urzędowych stron — otwierają się w nowej karcie.
Ustawa o rachunkowości
Oficjalny tekst ustawy, w tym przepisy o księgach rachunkowych i odpowiedzialności.
Otwórz oficjalną stronęFAQ
Czy księgi otwiera się dopiero po wpisie do KRS?
Nie zawsze. Dla spółki w organizacji momentem istotnym może być pierwsze zdarzenie wywołujące skutki majątkowe lub finansowe.
Czy biuro rachunkowe przejmuje odpowiedzialność zarządu?
Nie. Powierzenie prowadzenia ksiąg nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności wynikającej z ustawy o rachunkowości.
Jakie dokumenty przekazać na start?
Co najmniej umowę spółki, dane wspólników i zarządu, informacje o roku obrotowym, dokumenty pierwszych operacji oraz ustalenia dotyczące obiegu dokumentów.
Ułóż księgowość przed pierwszą operacją
Pomożemy połączyć rejestrację, dokumenty startowe i współpracę z księgowością w jeden prosty proces.
Dziękujemy za zapytanie!
Twoja wiadomość została wysłana. Skontaktujemy się z Tobą w ciągu 1 dnia roboczego.