Umowa najmu lokalu przez spółkę z o.o.: kto podpisuje i jakie dokumenty przygotować

Najpierw nazwij wariant najmu

Zacznij od odpowiedzi na dwa pytania: czy spółka jest już wpisana do KRS i kto będzie wynajmującym. Podstawowy wariant to zarejestrowana spółka wynajmująca lokal od zewnętrznego właściciela albo innego podmiotu, który ma prawo oddać go do używania. Wtedy ustalasz zwykłą reprezentację spółki.

Sam status wspólnika po drugiej stronie umowy nie uruchamia art. 210 KSH. Zmienia się to, gdy stroną najmu jest członek zarządu, także jako współwynajmujący lub współwłaściciel występujący w umowie. W takim układzie nie wystarczy sprawdzić KRS i wybrać zwykłego podpisu zarządu.

Najem lokalu może służyć pracy zespołu, magazynowaniu, obsłudze klientów albo odbiorowi korespondencji. Nie przesądza jednak sam przez się, że lokal stanie się siedzibą lub adresem rejestrowym spółki. To rozróżnienie wyjaśnia artykuł o adresie i siedzibie spółki.

Kto podpisuje zwykłą umowę najmu

Najpierw otwórz aktualny odpis KRS i umowę spółki. Odpis pokazuje bieżący skład organów oraz dane rejestrowe, ale nie zastępuje umowy spółki, uchwały ani pełnomocnictwa, gdy ich potrzebujesz przy tej czynności.

Przy zarządzie jednoosobowym podpis składa jego jedyny członek, jeżeli nie ma szczególnego wariantu najmu. Przy zarządzie wieloosobowym pierwszeństwo mają zasady reprezentacji z umowy spółki. Gdy umowa ich nie określa, działają wspólnie dwaj członkowie zarządu albo jeden członek zarządu z prokurentem.

Sprawdź też, czy osoba wskazana w umowie rzeczywiście ma działać w dniu podpisu i czy prokura nadal jest aktualna. Szersze zasady porównania umowy spółki, KRS i umocowania opisuje materiał o reprezentacji spółki z o.o..

Załóżmy, że spółka ma dwuosobowy zarząd, a jej umowa nie opisuje reprezentacji. Jeden członek zarządu uzgodnił warunki z właścicielem biura, ale nie może sam podpisać umowy tylko dlatego, że prowadził rozmowy. Do podpisu potrzebuje drugiego członka zarządu albo prokurenta działającego z nim.

Oddziel decyzję wewnętrzną od podpisu

Podpis wobec wynajmującego i wewnętrzna zgoda na najem to dwa różne kroki. Uchwała zarządu lub wspólników może być potrzebna z powodu umowy spółki albo zasad prowadzenia spraw przez zarząd. Nie zastępuje jednak reprezentacji wobec drugiej strony umowy.

Art. 228 KSH nie wprowadza jednej ustawowej uchwały wspólników dla samego najęcia lokalu. Sprawdź mimo to umowę spółki, regulamin zarządu, jeżeli spółka go ma, oraz konkretne świadczenia wynikające z najmu.

W art. 230 KSH chodzi o zobowiązanie do świadczenia o wartości przewyższającej dwukrotność kapitału zakładowego, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Przy okresowym czynszu porównuje się pojedyncze świadczenie okresowe, a nie sumę czynszów za cały czas trwania najmu. Osobno oceń jednorazowe albo inaczej ukształtowane świadczenia. Brak uchwały wymaganej przez ten przepis nie powoduje nieważności czynności, ale nie zmienia zasad podpisu.

Jeśli zarząd ma najpierw podjąć decyzję o najmie, sprawdź zasady opisane przy uchwale zarządu. Po uchwale ponownie zweryfikuj, kto składa podpis za spółkę.

Jeżeli dopiero ustalasz skład zarządu, zasady reprezentacji i dokumenty potrzebne przed pierwszymi umowami, pomoc w założeniu spółki może pomóc przełożyć te ustalenia na dokumenty założycielskie i rejestrowe. Nie jest to audyt gotowej umowy najmu.

Najem od członka zarządu: zatrzymaj zwykłą ścieżkę

Gdy wynajmującym jest członek zarządu działający we własnym imieniu, spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Zwykła reprezentacja z KRS nie wystarcza. Umowa najmu zawarta z naruszeniem tej zasady jest nieważna; ten artykuł nie opisuje naprawy umowy podpisanej już wadliwie.

Przed uchwałą przygotuj dane, które pozwolą ustalić zakres umocowania: spółkę, osobę pełnomocnika oraz najem, który ma zawrzeć, w tym lokal i wynajmującego. Nie jest to ustawowy formularz uchwały. Chodzi o to, aby z dokumentu było jasne, kto został powołany i do jakiej czynności.

W zarejestrowanej spółce, w której wynajmujący jest jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, czynność między nim a spółką wymaga aktu notarialnego. Zwykłej umowy najmu nie należy automatycznie traktować jako czynności na wzorcu teleinformatycznym.

Ta sama szczególna reprezentacja obowiązuje nie tylko przy podpisaniu pierwszej umowy. Trzeba ją zastosować również przy aneksie, rozwiązaniu za porozumieniem, wypowiedzeniu oraz rozliczeniu najmu z członkiem zarządu.

Przykład: członek zarządu chce wynająć spółce własny lokal. Nie może podpisać dokumentu po obu stronach. Zgromadzenie wspólników powołuje pełnomocnika albo, jeśli w spółce działa rada nadzorcza, spółkę reprezentuje rada. Dopiero właściwy reprezentant może zawrzeć umowę z członkiem zarządu.

Jeżeli lokal wynajmujesz przed wpisem do KRS

Spółka z o.o. w organizacji może we własnym imieniu zaciągać zobowiązania i używa w nazwie dodatku „w organizacji”. W podstawowym wariancie najmu od zewnętrznego wynajmującego reprezentuje ją zarząd albo pełnomocnik powołany jednomyślną uchwałą wspólników. Osoby działające w jej imieniu ponoszą odpowiedzialność przewidzianą w KSH.

Jeżeli spółka w organizacji jest jednoosobowa, jedyny wspólnik nie może jej reprezentować poza zgłoszeniem do KRS. Dotyczy to także najmu od zewnętrznego wynajmującego. Umowę może wtedy podpisać za spółkę inny członek zarządu, który nie jest jedynym wspólnikiem, zgodnie z zasadami reprezentacji, albo pełnomocnik powołany jednomyślną uchwałą wspólników. Jeśli nie ma takiej osoby albo dokumenty budzą wątpliwość, odrocz podpis do wpisu lub przed czynnością ustal indywidualnie właściwą reprezentację i formę. Wariant, w którym jedyny wspólnik będący członkiem zarządu sam jest wynajmującym, wymaga odrębnej analizy i nie jest tu opisywany.

Lokal i wynajmujący: co ustalić przed umową

Zweryfikuj dane wynajmującego oraz podstawę, na której może oddać lokal do używania. Gdy wynajmującym jest podmiot wpisany do KRS, sprawdź także jego sposób reprezentacji. Jeśli znasz elektroniczny numer księgi wieczystej, możesz ją przeglądać w EKW. Po samym adresie nie uzyskasz tam odpowiedzi, dlatego poproś wynajmującego o dokument wskazujący jego uprawnienie do lokalu, a gdy to właściwe także o numer księgi lub dokument umocowania.

W umowie nazwij konkretny cel używania lokalu. Inaczej wygląda korzystanie z biura, inaczej magazynowanie, obsługa klientów lub odbiór korespondencji. Jeżeli potrzebujesz szyldu, prac adaptacyjnych, dostępu osób trzecich, podnajmu albo bezpłatnego używania części lokalu, ustal to przed podpisem.

Najemca powinien używać lokalu zgodnie z umową albo jego przeznaczeniem. Przy lokalu bez zgody wynajmującego nie wolno oddać go ani jego części do bezpłatnego używania lub w podnajem. Nie zakładaj więc, że brak zakazu w umowie daje zgodę na taki model.

Przy lokalu usługowym, magazynie lub działalności regulowanej osobno sprawdź wymagania techniczne i branżowe przed podpisem. Ten tekst nie przesądza, czy konkretny lokal spełnia takie warunki.

Warunki, które trzeba przeczytać przed podpisem

Umowa ma opisywać nie tylko czynsz i adres. Ustal strony oraz podstawę reprezentacji, dokładny lokal i jego przeznaczenie, czas trwania, czynsz wraz z zasadami zmiany, opłaty, kaucję, warunki wypowiedzenia, zgody na adaptację, podnajem i szyld, a także zasady rozliczenia nakładów oraz zwrotu lokalu.

Przy opłatach nazwij każdą pozycję, wskaż, kto ją płaci, jak jest liczona i kiedy staje się wymagalna. Przy kaucji ustal kwotę, termin wpłaty oraz zasady i termin jej rozliczenia. Przy pracach adaptacyjnych zapisz, na jakie prace wynajmujący wyraża zgodę, kto je finansuje i co stanie się z nimi przy zwrocie lokalu. Dzięki temu przed podpisem wiesz, czy zgadzasz się na pełny miesięczny koszt i na zasady wyjścia z najmu, a nie tylko na sam czynsz.

Najem nieruchomości lub pomieszczenia na okres dłuższy niż rok powinien być zawarty na piśmie. Gdy nie zachowasz tej formy, ustawa traktuje go jako najem na czas nieoznaczony, a nie jako umowę automatycznie nieważną.

Przy najmie na czas oznaczony wpisz w umowie wypadki zwykłego wypowiedzenia. Nie wyczerpuje to ustawowych podstaw zakończenia najmu bez zachowania terminów, między innymi przy wadach uniemożliwiających używanie, używaniu sprzecznym z umową, wadach zagrażających zdrowiu, rażącym naruszaniu porządku albo zaległościach czynszowych po spełnieniu warunków ustawowych. W przypadku zaległości przepis wymaga uprzedzenia najemcy lokalu na piśmie i dodatkowego miesięcznego terminu do zapłaty.

Przy czasie nieoznaczonym stosuj terminy umowne, a gdy ich nie ma, terminy ustawowe. Dla lokalu z czynszem płatnym miesięcznie działa szczególna reguła wypowiedzenia najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego. Ustawa traktuje najem na czas oznaczony jako nieoznaczony po 10 latach, a gdy obie strony są przedsiębiorcami — po 30 latach.

Wydanie lokalu i pakiet dokumentów

Przy wydaniu przygotuj protokół. Nie ma jednego ustawowego wzoru, ale dokument pomaga obu stronom odtworzyć stan lokalu na początku najmu. Wskaż strony lub ich reprezentantów, datę wydania, lokal i umowę, której dotyczy. Wpisz stan lokalu, odczyty liczników, wyposażenie oraz liczbę przekazanych kluczy lub kart. Zdjęcia warto dołączyć, jeśli strony tak uzgodnią.

Na końcu obie strony podpisują protokół, a załączniki oznaczają tak, aby dało się je z nim połączyć. Przed rozpoczęciem używania porównaj podpisaną umowę, protokół i przekazane klucze lub karty: strony, lokal i załączniki muszą się zgadzać, a osoby podpisujące powinny działać zgodnie z dokumentami lub umocowaniem.

Po podpisie zachowaj kopię umowy, protokół wydania, dane wynajmującego, harmonogram płatności, informacje o kaucji i uzgodnionych opłatach oraz wszystkie aneksy. Ten pakiet przekaż osobie prowadzącej obieg dokumentów w spółce. Artykuł nie rozstrzyga VAT, kosztu podatkowego, amortyzacji, rozliczenia nakładów ani cen rynkowych najmu od podmiotu powiązanego.

Sprzedaż lokalu przez właściciela może zmienić sytuację najemcy. Ustawa przewiduje ochronę w określonym wariancie, ale wymaga łącznie najmu na czas oznaczony, formy pisemnej, daty pewnej i wydania rzeczy najemcy. Nie zakładaj, że warunek ten spełnia każda umowa najmu.

Checklista przed podpisaniem umowy najmu

• Ustal, czy spółka jest wpisana do KRS i czy wynajmującym jest zewnętrzny podmiot, wspólnik czy członek zarządu.
• Porównaj umowę spółki, aktualny odpis KRS, ewentualną uchwałę i pełnomocnictwo.
• Przy członku zarządu po drugiej stronie zastosuj art. 210 KSH przed podpisaniem umowy oraz przy późniejszych czynnościach dotyczących najmu.
• Sprawdź dane wynajmującego, jego uprawnienie do lokalu i sposób reprezentacji, jeśli jest podmiotem wpisanym do KRS.
• Wpisz do umowy cel używania lokalu, czas najmu, każdą opłatę i jej sposób rozliczenia, kaucję, zasady wypowiedzenia, zgody oraz zwrot lokalu.
• Ustal zasady prac adaptacyjnych: zgodę wynajmującego, koszt i rozliczenie przy zwrocie.
• Sporządź i podpisz protokół wydania ze stronami, datą, lokalem, stanem, licznikami, wyposażeniem i przekazanymi kluczami lub kartami.
• Zachowaj umowę, protokół, harmonogram płatności, dane wynajmującego i aneksy w jednym pakiecie dokumentów.