Księgowość w prostej spółce akcyjnej — obowiązki i dokumenty

Od kiedy organizować księgowość PSA

PSA jest spółką handlową, więc prowadzi księgi rachunkowe. Dla startu nie wystarczy odnotować daty wpisu do KRS. Trzeba ustalić, kiedy pojawiło się pierwsze zdarzenie majątkowe lub finansowe, otworzyć księgi na ten dzień i zrobić to w ciągu 15 dni od zdarzenia.

Załóżmy, że PSA nie wystawiła jeszcze żadnej faktury sprzedażowej, ale opłaciła usługę prawną i otrzymała finansowanie. Te zdarzenia trzeba udokumentować i przekazać do księgowości. Czekanie na pierwszą sprzedaż prowadzi potem do odtwarzania ksiąg z dokumentów zebranych po czasie.

Rok obrotowy wynika z umowy PSA albo z przepisów. Jeżeli spółka rozpoczyna działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, może połączyć księgi i sprawozdanie za ten okres z księgami i sprawozdaniem za rok następny. Przed rozpoczęciem ksiąg odczytaj postanowienie umowy o roku obrotowym i uzgodnij je z osobą prowadzącą księgi.

Pakiet startowy dla księgowości

Ustawa nie zawiera zamkniętej listy dokumentów pod nazwą „pakiet dla biura”. Zapisy w księgach opiera się na dowodach dokumentujących zdarzenia, a spółka musi mieć dokumentację zasad rachunkowości. Obejmuje ona między innymi rok i okresy sprawozdawcze, metody wyceny, sposób prowadzenia ksiąg, plan kont oraz ochronę danych i zbiorów. Kierownik jednostki ustala tę dokumentację na piśmie i ją aktualizuje.

W praktyce warto jeszcze przed pierwszą operacją ustalić jeden kanał przekazywania dokumentów, osobę wyjaśniającą wątpliwości i termin, w którym informacja o zdarzeniu trafia do księgowości. To rozwiązanie organizacyjne, a nie ustawowy formularz. Jego celem jest to, aby dokumenty nie czekały w skrzynkach kilku osób.

Ustal też miejsce prowadzenia ksiąg. Jeżeli księgi będą prowadzone poza siedzibą PSA lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki zawiadamia właściwy urząd skarbowy w ciągu 15 dni od ich wydania i zapewnia dostęp do ksiąg oraz dowodów uprawnionym organom kontroli lub nadzoru.

Do pierwszego przekazania przygotuj:

• umowę PSA i informacje o roku obrotowym;
• aktualne dane organu i zasady reprezentacji;
• uchwały lub inne dokumenty istotne dla konkretnego zdarzenia;
• dokumenty objęcia akcji i wniesienia wkładów, jeśli dotyczą pierwszych zdarzeń;
• potwierdzenia wpłat, finansowania i rachunków bankowych;
• umowy, faktury, rachunki i inne dokumenty pierwszych kosztów lub przychodów;
• dane osoby, która wyjaśni księgowości treść zdarzenia i wskaże brakujące dokumenty.

Zarząd albo rada dyrektorów — kto za co odpowiada

W PSA może działać zarząd albo rada dyrektorów. Zarząd prowadzi sprawy spółki, a rada dyrektorów łączy prowadzenie spraw, reprezentację i nadzór. Przy zarządzie kierownikiem jednostki jest zarząd, a gdy jest wieloosobowy — wszyscy jego członkowie. Przy radzie dyrektorów tę rolę pełni rada, a gdy jest wieloosobowa — wszyscy dyrektorzy. Zasady reprezentacji trzeba sprawdzić w umowie PSA i aktualnych danych spółki. Podpisanie sprawozdania finansowego jest odrębną czynnością i podlega opisanym niżej regułom ustawy o rachunkowości.

Biuro rachunkowe może prowadzić księgi na podstawie umowy, ale nie przejmuje przez to odpowiedzialności kierownika jednostki za obowiązki rachunkowe i nadzór nad ich wykonywaniem. Po stronie PSA powinien więc być wskazany kontakt, który zatwierdza wyjaśnienia do dokumentów, przekazuje zmiany w organach i zbiera dokumenty wymagane przed końcem roku.

Przy rocznym sprawozdaniu finansowym osoba prowadząca księgi oraz kierownik jednostki składają podpisy według zasad ustawy o rachunkowości. Jeżeli organ jest wieloosobowy, co do zasady podpisują wszyscy jego członkowie. Ustawa pozwala, aby podpisał co najmniej jeden członek organu, lecz tylko gdy pozostali złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy, albo odmówią ich złożenia. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu i wymaga pisemnego uzasadnienia.

W każdym oświadczeniu, odmowie złożenia oświadczenia lub odmowie podpisu trzeba wskazać dane sprawozdanie, w szczególności datę i godzinę podpisania go przez osobę prowadzącą księgi. Dokumenty te można sporządzić elektronicznie i podpisać podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym, albo podpisać własnoręcznie na papierze. W tym drugim wariancie jeden z członków organu podpisujących sprawozdanie zapewnia elektroniczne kopie. Samo wysłanie pliku nie zastępuje tych czynności.

Przy pierwszym zdarzeniu PSA przekazuje księgowości dokument i jego opis. Gdy zdarzenie dotyczy akcji lub wkładu, przekazuje też dane potrzebne do ujęcia i prowadzi odrębny proces korporacyjny. Księgowość prowadzi księgi w umówionym zakresie, a podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy obsługuje sam rejestr. Zachowaj dokument zdarzenia oraz jego wyjaśnienie.

Przed sporządzeniem sprawozdania ustal:

• kto jest kierownikiem jednostki w danym wariancie organu;
• jaki był skład organu na dzień podpisu;
• kto prowadzi księgi i kiedy złożył podpis;
• czy wszyscy członkowie organu podpiszą sprawozdanie, czy trzeba dołączyć oświadczenia albo uzasadnione odmowy;
• w jaki sposób zachowacie dokumenty potwierdzające podpisy.

Akcje, rejestr akcjonariuszy i księgi

Rejestr akcjonariuszy jest procesem korporacyjnym. Nie zastępuje ani ksiąg rachunkowych, ani KRS. Księgowość potrzebuje dokumentu i uzgodnionych danych o zdarzeniu dotyczącym akcji lub wkładu, a nie automatycznie całego rejestru.

Przy objęciu akcji, zmianie dotyczącej wkładu albo innym zdarzeniu wpływającym na rozliczenia przekaż księgowości dokumenty opisujące to zdarzenie. Osobno ustal, kto komunikuje się z podmiotem prowadzącym rejestr. Szczegóły prowadzenia rejestru wyjaśnia artykuł o rejestrze akcjonariuszy PSA.

Warianty, które zmieniają zakres pracy

Brak sprzedaży nie zwalnia PSA z ksiąg ani ze sprawozdania finansowego, jeżeli w roku wystąpiły zdarzenia do ujęcia. Jeżeli PSA rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, może połączyć księgi i sprawozdanie za ten okres z księgami i sprawozdaniem za rok następny. Najpierw trzeba więc ustalić rok obrotowy przyjęty w umowie PSA.

PSA może rozważyć uproszczenia przewidziane dla jednostki mikro albo małej. To nie jest jednak decyzja wynikająca wyłącznie z jednego niskiego wyniku roku. Jednostka mikro nie może przekroczyć co najmniej dwóch z trzech progów: 2 000 000 zł aktywów, 4 000 000 zł przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz 10 etatów. Dla jednostki małej progi wynoszą odpowiednio 33 000 000 zł, 66 000 000 zł i 50 etatów, przy czym jednostka mała nie jest jednostką mikro.

Dla PSA rozpoczynającej działalność bada się bieżący rok. Przy kontynuacji trzeba sprawdzić rok sprawozdawczy i poprzedni; status traci się po przekroczeniu co najmniej dwóch progów w obu latach. Zastosowanie wskazanych w ustawie uproszczeń wymaga decyzji organu zatwierdzającego.

Jeżeli PSA chce skorzystać ze zwolnienia ze sprawozdania z działalności, samo spełnienie warunków mikro albo małej jednostki nie wystarcza. Jednostka mikro ujawnia informacje o akcjach własnych w informacji dodatkowej, a przy uproszczeniu z art. 48 ust. 3 — w informacjach uzupełniających do bilansu. Jednostka mała ujawnia je w informacji dodatkowej. Zwyczajne walne zgromadzenie nadal zatwierdza sprawozdanie finansowe, podejmuje uchwałę o wypłacie dywidendy albo pokryciu straty i udziela absolutorium.

Przed podjęciem decyzji o uproszczeniu sprawdź:

• czy PSA nie przekroczyła co najmniej dwóch z trzech progów właściwych dla mikro albo małej jednostki w każdym wymaganym roku;
• które lata trzeba wziąć pod uwagę;
• czy organ zatwierdzający podjął potrzebną decyzję;
• czy zwolnienie ze sprawozdania z działalności wymaga ujęcia informacji o akcjach własnych;
• czy w danym roku sprawozdanie z działalności jest sporządzane.

Kontrola przed zamknięciem roku

Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego najpóźniej w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Następnie sprawozdanie trzeba zatwierdzić w ciągu sześciu miesięcy od tego dnia. W PSA zwyczajne walne zgromadzenie odbywa się w tym terminie i obejmuje co najmniej zatwierdzenie sprawozdania, decyzję o wypłacie dywidendy albo pokryciu straty oraz absolutorium.

PSA wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS, która nie sporządza sprawozdania według MSR, składa dokumenty wyłącznie do KRS/RDF. Sprawozdanie finansowe sporządza się elektronicznie, opatruje właściwym podpisem i przygotowuje w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Po zatwierdzeniu spółka ma 15 dni na złożenie rocznego sprawozdania finansowego, uchwały o jego zatwierdzeniu i podziale zysku albo pokryciu straty, a także — gdy dotyczą PSA — sprawozdania z badania oraz sprawozdania z działalności. Dołącza też oświadczenia, odmowy złożenia oświadczeń i odmowy podpisu, jeśli je sporządzono. Jeżeli powstały na papierze, do zgłoszenia trafiają ich elektroniczne kopie.

Gdy sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w terminie sześciu miesięcy, PSA składa je do KRS w ciągu kolejnych 15 dni, a po późniejszym zatwierdzeniu ponownie składa dokumenty wymagane ustawą. Po zgłoszeniu zapisz elektroniczne potwierdzenie z RDF; dokumenty można potem wyszukać w publicznej przeglądarce RDF po numerze KRS.

Księgowość nowej PSA ma te same podstawy rachunkowe co w innych spółkach handlowych, ale wymaga dodatkowo sprawnego obiegu danych o akcjach i organach. Szerszą instrukcję organizacji ksiąg od pierwszych zdarzeń znajdziesz w tekście o pełnej księgowości nowej spółki.

Po zamknięciu roku zachowaj:

• podpisane sprawozdanie oraz ewentualne oświadczenia albo odmowy członków organu;
• uchwały zwyczajnego walnego zgromadzenia;
• potwierdzenie złożenia dokumentów do RDF;
• ustalenia o zastosowanych uproszczeniach i wymaganych ujawnieniach.

Jak zacząć bez odkładania dokumentów

Najpierw wskaż pierwsze zdarzenie finansowe i przekaż jego dokumenty do księgowości. Potem sprawdź rok obrotowy, podział ról w organie oraz dokumentację zasad rachunkowości. Na końcu ustaw prosty obieg nowych dokumentów i punkt kontrolny przed zamknięciem roku.

Jeżeli zakładasz PSA i chcesz od razu uporządkować dokumenty oraz odpowiedzialność po wpisie, pomoc przy założeniu PSA może objąć przygotowanie procesu od rejestracji do pierwszych działań spółki.