Pierwszy pracownik w spółce z o.o. — formalności przed zatrudnieniem

Zacznij od osoby podpisującej za spółkę

Zanim przygotujesz umowę, sprawdź umowę spółki i aktualny KRS. Przy zwykłej umowie z osobą, która nie jest członkiem zarządu, spółkę reprezentuje zarząd zgodnie z umową spółki. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy i umowa nie stanowi inaczej, potrzebnych jest dwóch członków zarządu albo jeden członek zarządu wraz z prokurentem. Zasady tej kontroli szerzej wyjaśnia artykuł reprezentacja spółki z o.o..

Nie zakładaj, że każdy członek zarządu może podpisać umowę samodzielnie. Najpierw potwierdź sposób reprezentacji właściwy dla tej spółki, a dopiero potem ustal osobę składającą podpis.

Umowa i dokumenty przed pierwszym dniem pracy

Umowa o pracę określa strony, adres siedziby pracodawcy, rodzaj i datę umowy oraz warunki pracy i płacy wskazane w przepisach. Co do zasady zawiera się ją na piśmie. Jeśli przy zawarciu nie zachowano formy pisemnej, spółka musi przed dopuszczeniem pracownika do pracy pisemnie potwierdzić strony, rodzaj i warunki umowy.

W tym samym czasie przygotuj sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielne akta osobowe, a poza nimi dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Akta dzielą się orientacyjnie na części A–E, ale nie traktuj tego jako gotowej, zamkniętej teczki na pierwszy dzień: zawartość zależy od przebiegu zatrudnienia.

Czego nie wolno pominąć przed dopuszczeniem do pracy

Osoba przyjmowana do pracy co do zasady podlega wstępnym badaniom lekarskim. Jeśli nie zachodzi ustawowy wyjątek, pracodawca kieruje ją na badania. Do pracy dopuszcza ją dopiero wtedy, gdy ma aktualne orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy w danych warunkach.

Przepisy przewidują wyjątki od badań wstępnych. Nie trzeba ich ponawiać między innymi przy ponownym przyjęciu do tego samego pracodawcy w ciągu 30 dni, na to samo stanowisko albo na stanowisko o takich samych warunkach. Przy nowym pracodawcy wyjątek także wymaga zachowania terminu 30 dni, aktualnego orzeczenia i zgodności warunków. Nie obejmuje prac szczególnie niebezpiecznych.

Przed pracą pracodawca zapewnia też szkolenie BHP. Wyjątek dotyczy osoby podejmującej bezpośrednio kolejną umowę u tego samego pracodawcy na tym samym stanowisku. Warunek wyjątku musi być spełniony dokładnie.

Dwa terminy po starcie: informacja i ZUS

Po dopuszczeniu pracownika do pracy spółka przekazuje mu informację o warunkach zatrudnienia w postaci papierowej albo elektronicznej, nie później niż w ciągu 7 dni. Jej zakres zależy od organizacji pracy, na przykład pracy zmianowej lub wielu miejsc pracy, dlatego warto odnieść go do art. 29 § 3 Kodeksu pracy.

Spółka jako pracodawca jest płatnikiem składek wobec pracownika i zgłasza go do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia. To inny termin niż informacja o warunkach zatrudnienia; nie łącz go z terminem zapłaty składek ani z rozliczeniem podatku. Przed zgłoszeniem sprawdź też, czy status płatnika spółki jest prawidłowo zarejestrowany, a dobór dokumentu zależy od zakresu ubezpieczeń. Role wspólnika, członka zarządu i osoby wykonującej pracę rozdziela artykuł ZUS wspólnika i zarządu.

PPK wpisz do osobnego kalendarza

PPK nie jest czynnością na pierwszy dzień. Jeśli dana osoba ma zostać objęta PPK, umowę o prowadzenie PPK zawiera się nie wcześniej niż po 14 dniach zatrudnienia i co do zasady nie później niż do 10. dnia miesiąca po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia. Przed wyznaczeniem terminu sprawdź z kadrami między innymi rezygnację z wpłat, okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy oraz status osoby zatrudnionej; znaczenie mają też wyjątki i reguły wieku z art. 13 i 15 ustawy o PPK.

Gdy pracownik jest członkiem zarządu

Jeżeli pracownik jest członkiem zarządu, nie stosuj opisanej wyżej zwykłej reprezentacji. W umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Szczególne zasady, w tym sytuację jedynego wspólnika będącego jedynym członkiem zarządu, opisuje artykuł umowa z członkiem zarządu.

Checklista dla pierwszego etatu

• Sprawdź umowę spółki i aktualny KRS, aby ustalić prawidłową reprezentację.
• Ustal, czy zatrudniana osoba nie jest członkiem zarządu wymagającym odrębnej reprezentacji.
• Zawrzyj umowę na piśmie albo przed dopuszczeniem do pracy pisemnie potwierdź jej strony, rodzaj i warunki.
• Przygotuj oddzielne akta osobowe oraz dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.
• Skieruj pracownika na wymagane badania wstępne i sprawdź, czy nie zachodzi ustawowy wyjątek.
• Zapewnij szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy albo potwierdź, czy spełniono warunki wyjątku.
• W ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy przekaż informację o warunkach zatrudnienia.
• W ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia zgłoś pracownika do ubezpieczeń.
• Wpisz PPK do osobnego kalendarza i sprawdź warunki z kadrami.

Co dalej

Pierwszy etat jest jednym z działań po wpisie do KRS, obok innych spraw, które porządkuje checklista co zrobić po rejestracji spółki.

Gdy chcesz uporządkować strukturę i dokumenty przed startem operacyjnym, zobacz pomoc w założeniu spółki. Zakres tej usługi nie zastępuje obsługi kadr, płac ani indywidualnej porady prawnej.