Pełnomocnik przy zakładaniu spółki z o.o. — kiedy może działać?

Zacznij od wskazania czynności i mocodawcy

Pełnomocnik działa w granicach udzielonego mu umocowania. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje tylko czynności zwykłego zarządu. Jeżeli chodzi o zawarcie umowy spółki, zakres powinien obejmować właśnie tę czynność; w praktyce treść dokumentu warto ustalić z notariuszem lub prawnikiem.

Na początku rozdziel trzy etapy. Przed zawarciem umowy pełnomocnik może działać za wspólnika. Po zawarciu umowy pojawia się spółka z o.o. w organizacji. Jej nie reprezentuje już pojedynczy wspólnik na podstawie własnego pełnomocnictwa, lecz zarząd albo pełnomocnik powołany jednomyślną uchwałą wspólników.

Przy pierwszym wpisie do KRS zawiązanie spółki zgłasza zarząd. Dlatego pełnomocnictwo wspólnika do umowy nie jest automatycznie umocowaniem do złożenia wniosku rejestrowego.

Gdy umowę zawiera notariusz

Umowa spółki z o.o. zawierana u notariusza ma formę aktu notarialnego. Pełnomocnictwo do dokonania czynności wymagającej szczególnej formy powinno mieć tę samą formę. W tym wariancie pełnomocnictwo do zawarcia umowy spółki również wymaga aktu notarialnego.

Dokument powinien jasno wskazywać mocodawcę, pełnomocnika i zakres umocowania do zawarcia umowy. Nie zakładaj, że dokument przygotowany do jednej czynności pozwoli później podpisać wniosek do KRS albo działać za spółkę w organizacji.

Jeśli pełnomocnik ma prowadzić więcej niż jeden etap, rozpisz te etapy oddzielnie przed wizytą u notariusza. Wybór ścieżki wpływa też na sposób przygotowania umowy; różnice między nimi opisujemy w artykule S24 czy notariusz.

Gdy umowę zawierasz w S24

S24 działa na ustawowym wzorcu umowy. W systemie trzeba wprowadzić wymagane dane, a umowę opatrzyć podpisem elektronicznym. KSH wymienia podpis kwalifikowany, zaufany i osobisty.

Aktualna publiczna strona i dokumentacja S24 opisują operacyjnie podpis zaufany albo kwalifikowany. Nie traktuj więc samego e-dowodu jako potwierdzonego sposobu przejścia tego procesu w S24. Jeżeli rozważasz podpis osobisty, potwierdź aktualną funkcję na ekranie podpisu lub w Centrum Wsparcia Technicznego S24.

Instrukcja S24 przewiduje działanie pełnomocnika w imieniu wspólnika i dokument „Pełnomocnictwo do zawarcia umowy spółki”. Dla wspólnika będącego osobą fizyczną dokument podpisuje wspólnik, a dla wspólnika będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną — osoby uprawnione do jego reprezentacji. W systemowym wzorcu wskazuje się także datę końcową pełnomocnictwa.

Pełnomocnik do zawarcia umowy i osoba składająca wniosek nie muszą być tą samą osobą. Zanim zaczniesz pracę w portalu, sprawdź podpisy i dostęp potrzebne do S24.

Co dzieje się po zawarciu umowy

Z chwilą zawarcia umowy powstaje spółka z o.o. w organizacji. Reprezentuje ją zarząd albo pełnomocnik powołany jednomyślną uchwałą wspólników. To odrębna podstawa działania od pełnomocnictwa, które wspólnik dał do zawarcia umowy.

W spółce jednoosobowej w organizacji jedyny wspólnik zasadniczo nie reprezentuje spółki. Wyjątkiem jest zgłoszenie jej do sądu rejestrowego. Jeżeli chcesz uporządkować ten okres przed wpisem, przeczytaj kto reprezentuje spółkę w organizacji.

Pełnomocnictwo można co do zasady odwołać w każdym czasie, chyba że mocodawca skutecznie zrzekł się odwołania z przyczyn uzasadnionych stosunkiem podstawowym. Samo odebranie komuś dostępu do S24 lub PRS nie przesądza o odwołaniu umocowania.

Kto może podpisać pierwszy wniosek do KRS

Pierwszy wniosek o wpis spółki składa się elektronicznie. Jeżeli podpisuje go zarząd, podpisy składają wszyscy jego członkowie. Jeżeli działa pełnomocnik procesowy, musi mieć prawidłowe umocowanie i należeć do zamkniętego katalogu z art. 87 KPC.

Nie oznacza to, że wniosek może złożyć dowolna osoba. Przepisy dotyczące pierwszego wpisu nie ograniczają jednak pełnomocnika wyłącznie do adwokata lub radcy prawnego. Najbezpieczniejszą praktyczną ścieżką jest profesjonalny pełnomocnik. W przypadku innej osoby trzeba indywidualnie sprawdzić jej status, rzeczywistą relację z mocodawcą i przesłankę z art. 87 KPC; jednorazowe zlecenie rejestracji nie staje się przez nazwę stałym zleceniem.

Pełnomocnictwo lub jego odpis dołącza się do wniosku składanego przez pełnomocnika w systemie. Nie opieraj się na starszym opisie, według którego wystarczało samo powołanie się na dokument.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa lub prokury powstaje przy złożeniu dokumentu, jego odpisu, wypisu albo kopii w organie, sądzie lub właściwym podmiocie. Stawka wynosi 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa lub prokury.

Nie jest to jednak opłata należna zawsze. Ustawa przewiduje zwolnienia między innymi dla pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu, a także inne zwolnienia i wyłączenia zależne od sprawy. Przy złożeniu elektronicznym właściwość zależy od miejsca zamieszkania albo siedziby mocodawcy; przy dokumencie papierowym — od miejsca jego złożenia. Przed płatnością sprawdź właściwy rachunek gminy.

Prokura nie jest synonimem pełnomocnictwa. Na etapie zakładania spółki nie zastępuje opisanego wyżej ustalenia, kto i na jakiej podstawie działa za wspólnika, spółkę w organizacji lub zarząd.

Przykład: wspólnik za granicą

Załóżmy, że jeden ze wspólników przebywa za granicą i nie może stawić się przy zawarciu umowy. Jeśli wspólnicy wybierają umowę notarialną, pełnomocnictwo do jej zawarcia musi zachować wymaganą formę. Wymogi dotyczące dokumentu sporządzanego za granicą trzeba osobno ustalić z notariuszem. Jeśli wspólnicy wybierają S24, trzeba sprawdzić wzorzec umowy, dane w systemie, dokument pełnomocnictwa i sposób podpisu aktualnie udokumentowany w portalu.

Po zawarciu umowy nie należy zakładać, że ten sam dokument pozwala jeszcze podpisać pierwszy wniosek za zarząd. Najpierw trzeba ustalić, kto reprezentuje spółkę w organizacji, kto wchodzi do zarządu oraz czy osoba mająca złożyć wniosek może działać jako pełnomocnik procesowy.

Gdy chcesz przekazać koordynację dokumentów i podpisów, pomoc w założeniu spółki pozwala uporządkować kolejność działań przed rozpoczęciem rejestracji.

Checklista przed udzieleniem pełnomocnictwa

• Nazwij konkretną czynność: zawarcie umowy, działanie za spółkę w organizacji czy pierwszy wniosek do KRS.
• Wskaż mocodawcę właściwego dla tej czynności: wspólnika albo spółkę w organizacji; przy pierwszym wpisie uwzględnij obowiązek podpisu wszystkich członków zarządu lub prawidłowe umocowanie pełnomocnika procesowego.
• Sprawdź, czy zakres dokumentu obejmuje daną czynność, a przy umowie notarialnej — czy pełnomocnictwo ma formę aktu notarialnego.
• Przy S24 przygotuj dane, dokument pełnomocnictwa według wzorca i podpis zaufany albo kwalifikowany udokumentowany obecnie przez portal.
• Przed wnioskiem KRS sprawdź, kto ma go podpisać, czy pełnomocnik mieści się w art. 87 KPC i czy dołączono pełnomocnictwo lub jego odpis.
• Ustal, czy przy złożeniu dokumentu powstaje opłata skarbowa, czy działa zwolnienie i który urząd gminy jest właściwy.

Podsumowanie

Pełnomocnik może ułatwić rejestrację, ale tylko wtedy, gdy dokument odpowiada konkretnej czynności i właściwemu mocodawcy. Nie mieszaj pełnomocnictwa wspólnika do umowy z reprezentacją spółki w organizacji ani z pełnomocnictwem procesowym do wniosku KRS.

Najpierw ustal role i tryb rejestracji, potem przygotuj umocowanie oraz podpisy. Taka kolejność ogranicza ryzyko, że dokument prawidłowy na jednym etapie okaże się niewystarczający na następnym. Pełna lista oficjalnych źródeł jest dostępna pod artykułem.